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杭州活动策划公司活动策划方案

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今天给大家讲讲大型活动策划和实施的问题。首先做大型活动肯定要弄清楚一些最基本的问题:如何界定大型活动,什么叫大型活动?或者说在我们公关行业,或者跨出公关和相关行业,哪些使用大型活动?各位在平常工作中经常使用这种手段,我们回过头来看,到底大型活动有什么技巧,它的方法、工作程序是什么,这样有利于我们把活动组织的更加完善。

在公关、广告、促销甚至社会活动中,我们经常见到一些大型活动。像白兰地酒进入美国市场,是一个很成功的案例,虽然历史很悠久了,50年代的案例,但我们看起来还像白兰地酒一样那么醇香有味,很多人看起来还很有感染力的,这就是大型活动的社会作用。在我们现实活动中有类似的展览会、宴会、文艺演出,以及众多的房地产开业,这都是在大型活动这样一种传播媒体的起动下,把我们重要的信息传播出去的。从某种意义来说,大型活动本身就是一个媒体,这个媒体本身就为我们集中传播了大量的各种信息。在这样一个基础上,我们给大家做了这样一个定义:大型活动是一个有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调行动。

第一,既然是大型活动,应该有众多的人参与,至于具体参与的人数,我们觉得没有必要追究。全国公关员培训考核教材里,我们把大型活动、小型活动的概念定义为它的分界线是什么呢?它是在社会和一个单位内部。至于单位可能是一万人,15000人的单位,你能够说这个活动很小型吗?要开一个全厂的大会,也是很多人的活动。所以概念主要不在于数量,而是在于他跟社会发生的联系到底是有多大?我们把它看做是一个社会性的协调活动,我们才叫大型活动。

第二,有广泛的社会传播性。刚才我们说了,公关的大型活动,或者说大型活动本身就是一个传播媒体,等于像电视台、报刊,只不过这个电视台、报刊在这个活动没有组织之前是不发生这种传播作用的,一旦这个活动开展起来,当然它要跟媒介,尤其是大众媒介发生必然的联系。但是,由于活动本身就吸引了媒介的参与,吸引了公众参与,而通过媒介或者是通过公众把它传播出去,这个是我们在策划大型活动的过程中必须要考虑到一个很重要的特点。只有这样才能保证我们把大型活动的信息传播出去,真正能够发挥它的作用。

第三,严密的操作性。机会只有一次,为什么?也就是说在组织大型活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次。在现实中,很多活动由于我们组织过程中管理不善而导致策划人员、组织人员甚至领导坐牢,大型活动很容易出危险、出问题。有这样的案例,报纸上经常报道,哪个活动由于管理不善造成死人的事故;某个城市一个灯会因为安全问题没有做好,发生了事故,踩死十几个人,这个市长要背这个黑锅了。

我们再看看大型活动策划,从程序上可以看到,大型活动完全按照公关四步法的要求,我们把它进一步的细化列出来了,第一应该有一个立项,我们做大型活动首先把项目确定下来,要不要做?为什么做?这个目标一定要很清晰。立项确定以后,要做调查和可行性研究。调查,大家很清晰,可行性研究,这本是一个工业用得比较多的概念,我们做一个大型活动,做一个公关专题活动,也需要做可行性研究。研究范围包括我们这个活动它的社会需要性是不是一样?我们的财力是不是能适应?从效益的角度考虑,做这样的活动有没有利于我们宣传方面节省费用?如果我是投放媒介做广告,可能比这个更优越,这就考虑不一定用了。

我们做这样一个活动,物资水平能不能适应设计和费用?做这样一个活动,需要那些应变措施。一个户外活动要考虑是不是天气的情况受影响?如果是户内活动,可能考虑更多的是安全设施问题,这都属于危机管理其中的一部分。还有更多的社会环境因素,这都是我们要进行可行性研究的。

接下来要提炼主题,进行个人创意的过程。除了个人创意的过程,我们特别强调应该有一个群体创意的概念。我在这次大会的论文集里也写了一篇文章,我个人不赞成有什么个人的策划大师的概念,现代的策划已经不是像三国演义里诸葛亮一算就能算出那么的妙计出来,现在都是各个学科不同的组合,所以中山大学请我给他们学生讲策划的时候,他们原来做案例作业的时候是交给每个学生做策划案例的报告,我说是不是能改改?变成一个小组的方式进行策划,改了三年以后,他们觉得效果很好。并不泯灭个人的创意,他始终有一个个人创意的过程,但是作为现代的策划,需要多学科的综合,并不是某个大师的杰作。

在策划决策以后,应该有一个具体操作实施的过程,从我个人工作和研究的结果来看,我们非常重视实施方面的操作和设计。我们看到很多很好的创意,也看到很多单位在组织活动,甚至专业机构承接一些专业活动的过程中,都存在这样的问题:创意很好,但是由于操作、设计或者没有、或者不够,往往在操作过程中出现很多的问题,影响了原创的精神,影响了原创的水平。所以,在操作设计过程中,我们在一个原则方案确定以后,还要进一步进行深化操作设计,这个操作设计,包括我们如何通过比较准确的财务预算,因为很多单位做活动,预算做100万,下来160万,这不能说很成功的策划,在现代管理里,这是一个非常重要的概念。